06-45114009
 

Hoe je 4 uur per week kunt winnen met betere besluiten

Hoe je 4 uur per week kunt winnen met betere besluiten

Hoe je 4 uur per week kunt winnen met betere besluiten

Volgens Lisa Salomon spenderen we gemiddeld 4 uur per week aan nutteloze vergaderingen en andere bijeenkomsten. Althans in de VS. Het zal in Nederland niet heel anders zijn.

In de TedX legt Lisa Salomon uit hoe je betekenisvol bijeenkomsten kan ontwerpen en wat je daarbij kan leren van productontwerpers. Tja, dat is natuurlijk een kolfje naar mijn hand, want ik ben van huis uit industrieel ontwerper. En ik ontwerp betekenisvolle bijeenkomsten.


Heb jij ook van die van die hopeloze vergaderingen en bijeenkomsten?
Je herkent ze aan:

  • Beslissingen die er doorheen geduwd worden. Met veel machtsvertoon.
  • De heilige agenda. Met militaire discipline worden alle punten aflopen, ongeacht de relevantie van dat moment.
  • Gebrek aan structuur, juist geen agenda. De “laat 1000 bloemen bloeien” bijeenkomst, waar alles goed is en eindeloos gepraat wordt. Zonder resultaat.
  • Altijd maar weer terugkerende onderwerpen. Zeg maar de “Groundhog day” onder de bijeenkomsten.

Hoe maak je een bijeenkomst of vergadering wel effectief? Volgens Lisa Salomon moet je denken als een designer, als een product ontwerper. En ontwerpers denken aan de gebruiker, ontwerpen functies en maken gebruik van emoties. Dus:

Ontwerp je bijeenkomst voor de gebruiker. Wie zijn de deelnemers, wat verwachten zij en waar hebben zij behoefte aan? Ik had een keer een groep in een sessie die vlak daarvoor 2 uur had geluisterd naar ingrijpende reorganisatie voorstellen. Ik heb ze eerst maar eens buiten laten wandelen en pas daarna konden we aan de slag.

Ontwerp je bijeenkomst functioneel. Wat moet er gebeuren? Wat is de functie van de vergadering of bijeenkomst in het grotere plaatje? Je kan denken aan deze 3 stappen:

  1. Elkaar begrijpen. Uitgangspunten verkennen, aannames toetsen, belangen benoemen, afstemmen.
  2. Opties genereren. Misschien wel ouderwets brainstormen. Uitstellen van oordeel. Verrijken, uitwerken, vanuit verschillende perspectieven bekijken.
  3. Besluiten nemen. Niet te snel. Het is een valkuil om snel naar de besluitvorming over te gaan. Als je genoeg tijd besteed aan het elkaar begrijpen en de opties verkend hebt, dan kan besluit snel genomen worden.

Ontwerp je bijeenkomst voor emoties. Regelmatig merk ik dat opdrachtgevers het liefst niet lang stilstaan bij gevoelens. Terwijl juist die gevoelens nodig zijn in het proces. Blijdschap, verwarring, weerstand, verdriet, het geeft informatie over wat er aan de hand is. Juist dan kan er een doorbraak ontstaan. Ik had laatst een bijeenkomst met een stuurgroep zo opgebouwd dat er veiligheid ontstond waarbinnen alles gezegd kon worden. En dat gebeurde ook, er kwam een hoop ‘oud zeer’ naar boven. De besluiten konden in drie minuten afgetikt worden.

Als je je bijeenkomsten ontwerpt met de gebruikers, functies en emoties in gedachte dan krijg je betere besluiten. En je wint 4 uur per week.

 

Ook betere bijeenkomsten ontwerpen? In september start de 6-daagse leergang Kunstmest – voor effectieve groepsprocessen in de praktijk.

 

Post navigation