06-45114009
 

Wanneer heb je een facilitator nodig?

Wanneer heb je een facilitator nodig?

Wanneer heb je een facilitator nodig?

Afgelopen maand gaf ik een workshop over de toegevoegde waarde van faciliteren. Ik vergeleek de rol van facilitator met die van een havenloods. Een loods begeleidt een kapitein de haven in, neemt niks van hem over en zorgt dat het schip de haven veilig binnenvaart. Als facilitator begeleid ik organisaties en managers ook door lastige situaties. De workshop was een succes.

In lastige situaties rond samenwerken maakt een facilitator het verschil tussen een matige bijeenkomst of een succesvol resultaat. Lastige situaties zijn er aan de lopende band. In de meeste gevallen kan je als manager daar prima zelf mee omgaan en een beroep doen op je eigen faciliteervaardigheden. Maar soms zijn de omstandigheden zo lastig dat je een facilitator nodig hebt.

In welke situaties heeft een facilitator toegevoegde waarde? Elke situatie is weer anders. Het kan gaan over een eenmalige bijeenkomst of over een heel proces met meerdere sessies. Hieronder vier kenmerken van lastige samenwerkingen waarbij je een facilitator goed kan gebruiken.

  • Er bestaan grote verschillen tussen de betrokken mensen. Je groep is waar het om draait. Je wil het beste uit de groep naar boven halen, zorgt dat iedereen zich kan uiten en actief betrokken is. In een bijeenkomst, en eigenlijk in het hele proces. Hoe groot is de groep? Kennen de mensen elkaar? Hoe homogeen is de groep qua leeftijd, status, functie, achtergrond en organisatie? Hoe groter de verschillen in de groep, hoe lastiger het is om rekening met elkaar te houden en elkaar te begrijpen.
  • Er spelen tegenstrijdige belangen. Deelnemers hebben hun eigen belang bij het onderwerp. Soms een gezamenlijk of aanvullend ketenbelang. Of juist tegenstrijdige en soms zelfs ongelijkwaardige belangen. Denk aan hiërarchie, concurrentie of macht. Hoe groter de belangenverschillen, hoe lastiger een bijeenkomst.
  • Het gaat om een complex vraagstuk. Bij een complex vraagstuk is het resultaat minder concreet en vaak op langere termijn gericht. Er bestaat nog geen duidelijkheid over het resultaat en er zijn verschillende beelden over wat het probleem nu eigenlijk is. De bijeenkomsten rond complexe vraagstukken zijn vaak eenmalige en alles behalve routinematig.
  • De risico’s zijn groot. Er zijn altijd risico’s verbonden aan samenwerken. Maar soms zijn er veel investeringen mee gemoeid en gaat het  over veel geld en tijd. Wat zijn de gevolgen van uitblijvende resultaten of verkeerde beslissingen? Als er veel afhangt van een bijeenkomst of situatie, is de druk op de groep ook groot.

Elke situatie is uniek. Een praktische checklist om te bepalen of een facilitator voor jouw specifieke situatie toegevoegde waarde heeft is gemaakt door Jan Lelie van mind@work.

Je kan altijd een beroep doen op je eigen faciliteer vaardigheden. Is de situatie lastig?  Vraag dan een collega om je bijeenkomst te faciliteren. En heb je echt een spannende situatie? Bel me, dan loods ik je er door heen.