Als je haast hebt, ga dan zitten

 (Lao Tse)

als je haast hebt, ga dan zittenElke projectmanager heeft wel eens haast. Op zich niks mis mee. Soms vertraagt je project. Soms gaat het niet van een leien dakje. Soms zit het zelfs ronduit tegen. Dan lijkt het alsof alles meer tijd kost. Dan liggen stakeholders dwars, vallen projectmedewerkers uit en gaat technisch van alles mis. Logisch dat je haast hebt. Maar voor je het weet word je geleefd door de waan van de dag en blijf je rennen, als ultieme poging je deadlines te halen. Alleen: harder en sneller werken lost niets op. Haast helpt dan niet meer.

Projectmanagers en facilitators reageren verschillend op haast. In een bijeenkomst voor projectmanagers en facilitatoren  kwam de metafoor op van het besturen van een speedboot. Als een projectmanager haast heeft, geeft hij extra gas. Facilitators verminderen vaart en halen eerst het anker binnen. Beide vaardigheden zijn nuttig en het is goed te weten wanneer wat werkt.

In China zeggen ze: als je haast hebt, ga dan zitten.

Als je haast hebt, ga dan zitten. Het klinkt bijna paradoxaal. Go slow. Neem de tijd. Het kan. Zo faciliteerde ik onlangs bij een bijeenkomst voor een groot overheidsprogramma. Het programma moet meer doen met minder mensen, meer kennis delen en deadlines halen. Harder werken was de oplossing niet. De programmadirecteur is op een steen gaan zitten, met alle projectteams erbij. Ze leerden van Kungfu, namen de tijd. En met elkaar bespraken ze wat er hoe beter kon. Geen wondermiddel, er moet nog steeds hard gewerkt worden, maar het werkte wel.

Hoe doe je dat: gaan zitten als je haast hebt? Ik neem de dingen meestal letterlijk, dat helpt. Dus ga zitten, liefst meteen. Zoek een plek waar het rustig is en stop met doen. Neem de tijd, ga niet zitten wachten tot je weer tijd krijgt. En trek in vier stappen je denkproces uiteen:

  • Kijk eens objectief naar wat je aan het doen bent in je project: Wat zijn de feiten?
  • Reflecteer: Wat werkt voor jou en je project? Wat niet?
  • Interpreteer wat de betekenis is voor je project: Wat kun je doen om het project te verbeteren?
  • En neem de beslissingen die je moet nemen: Wat ga je doen?

Zitten als je haast hebt doe je het best met je hele projectteam. Maak er een Project Fresh Up van. Verminder vaart, haal het anker in. Combineer het met een teamuitje. Doe wat je moet doen, zodat je project daarna weer op volle kracht verder kan.

 

Geïnteresseerd in faciliteren in projecten en programma’s? Samen met Mertine Middelkoop geef ik een workshop tijdens de IPMA  projectmanagement parade op 10 april.

Wil je ook zitten als je haast hebt? Neem contact met me op als je wel wat steun kunt gebruiken.

 

 

Speak Your Mind

*